Grabowo, dnia 12.01.2021 r GOSP.2600.1.2021 ZAPYTANIE OFERTOWE Nazwa zadania "Zakup paliw płynnych dla pojazdów, maszyn i sprzętu silnikowego będących w gestii Gminy Grabowo na rok 2021"
Grabowo, dnia 12.01.2021 r
GOSP.2600.1.2021
ZAPYTANIE OFERTOWE
Nazwa zadania „Zakup paliw płynnych dla pojazdów, maszyn i sprzętu silnikowego będących w gestii Gminy Grabowo na rok 2021”
I. Nazwa i adres zamawiającego:
INFORMACJA O ZAMAWIAJĄCYM
1. Zamawiający:
Gmina Grabowo
Adres:
ul. Gen Władysława Sikorskiego1, 18-507 Grabowo, woj. podlaskie.
NIP:291 021 00 43, REGON: 450669855
Adres strony internetowej: http://www.grabowo.pl,
Adres do korespondencji:
Urząd Gminy Grabowo, ul. Gen Władysława Sikorskiego 1, 18-507 Grabowo
Telefon/Fax: 86 279 00 21
E-mail: sekretariat@grabowo.pl
Godziny pracy: 730- 1530
II. Tryb udzielenia zamówienia
Zapytanie ofertowe na zamówienie do 130 000 zł netto zgodnie z ustawą z dnia 11 września 2019 r.o zamówieniach publicznych (Dz.U.2019.2019).
Kody CPV zamówienia:
09132100-4, 09134100-8
III. Opis przedmiotu zamówienia
1. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. Przez oferty częściowe należy rozumieć oferty rozłączne na poszczególne rodzaje paliwa.
2. Opis przedmiotu zamówienia:
2.1. Przedmiot zamówienia obejmuje zakup paliw płynnych dla pojazdów, maszyn i sprzętu silnikowego będących w gestii Urzędu Gminy Grabowo oraz pojazdów i sprzętu przeciw-pożarowego jednostek OSP na terenie gminy Grabowo będących w gestii Gminy Grabowo w roku 2021 obejmujących benzynę bezołowiową Pb 95 oraz olej napędowy ON.”
2.2. Szacunkowe zapotrzebowanie Zamawiającego (przewidywane ilości)
Olej napędowy ON - w ilości 28 500 litrów,
Benzyna bezołowiowa Pb 95 - w ilości 800 litrów
Wskazane ilości mogą być zakupywane przez Zamawiającego w zamiennych ilościach.
Wskazane powyżej ilości są prognozowanym zapotrzebowaniem Zamawiającego w planowanym okresie realizacji służącymi do kalkulacji ceny ofertowej i mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego. Zamawiający zastrzega, że w przypadku dokonania zakupu mniejszej ilości paliw w stosunku do określonych w pkt 2.2 niniejszego zapytania ofertowego przeciwko Zamawiającemu nie mogą być dochodzone żadne roszczenia.
Faktyczny zakup mniejszej ilości paliw nie będzie stanowił niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania przez Zamawiającego.
2.3. Rozliczenia pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym dokonywane będą na podstawie faktycznie zakupionej przez Zamawiającego ilości benzyny i oleju napędowego.
Cena jaką Zamawiający zapłaci każdorazowo za pobrane paliwo wynikać będzie z ilości faktycznych pobrań oraz ceny obowiązującej według komunikatu cenowego producenta w dniu pobrania powiększonej o wysokość zaoferowanej marży i pomniejszonej o stały upust.
Określenie powyższych ilości nie może w razie zmniejszonych potrzeb być podstawą roszczeń ze strony Sprzedającego.
Zakup paliw realizowany będzie sukcesywnie w miarę pojawiających się potrzeb Zamawiającego na stacji paliw Sprzedającego bezpośrednio do baków pojazdów oraz kanistrów.
2.4. Rozliczanie zakupionych paliw odbywać się będzie 2 fakturami za miesięczny okres rozliczeniowy tj.: od 1 dnia miesiąca do połowy miesiąca do 15 i od 16 dnia miesiąca do końca miesiąca.
2.5 Zamawiający dokonywać będzie płatności za pobrane paliwo na konto Wykonawcy wskazane na fakturze przelewem na konto wykonawcy z minimalną datą płatności 14 dni.
2.6 Faktury za tankowania wystawiane będą przez wykonawcę po zakończeniu każdego z okresów rozliczeniowych i dostarczone osobiście wysłane/dostarczone zamawiającemu niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 3 dni roboczych od dnia prawidłowo wystawionej faktury wraz z zestawieniami bezgotówkowego tankowania dokonanego w danym okresie rozliczeniowym, oraz z wydrukiem komunikatu producenta paliw obowiązujących cen w dniu tankowania.
2.7. Zestawienie o którym mowa powyżej powinno zawierać rozliczenie każdorazowej transakcji dokonanej przez zamawiającego w danym okresie rozliczeniowym tj: datę tankowania, nazwę produktu, cenę jednostkową, ilość pobranego paliwa i całkowitą wartość transakcji (netto i brutto) po uwzględnieniu oferowanego upustu z wyszczególnieniem
2.8. Wykonawca zobowiązuje się do rejestrowania dla każdej transakcji co najmniej: daty i godziny zakupu, ilości i rodzaju pobranego paliwa, wartości zakupionego paliwa, numeru rejestracyjnego tankowanego pojazdu (nie dotyczy maszyn nie wymagających rejestracji i kanistrów), imienia i nazwiska osoby odbierającej paliwo lub numeru karty paliwowej*.)* Ma zastosowanie, gdy wykonawca zaoferował w formularzu oferty możliwość korzystania z elektronicznych kart paliwowych.
2.9 W okresie realizacji zamówienia oferowane paliwa muszą spełniać wymagane normy, odpowiednio dla swojego rodzaju: olej napędowy: PN-EN 590:2010, benzyna bezołowiowa: PN-EN 228:2010 oraz rozporządzenia Ministra Gospodarki z dnia 09.12.2008 r. w sprawie wymagań jakościowych dla paliw ciekłych (j.t Dz. U. 2013.1058).
Ponadto do oleju napędowego pobieranego w okresie zimowym Wykonawca będzie stosował olej napędowy o parametrach – zakresach dla olejów o polepszonych właściwościach niskotemperaturowych zgodnie z wytycznymi ww. rozporządzenia.
2.10 Wykonawca na żądanie Zamawiającego musi udokumentować każdą dostawę świadectwem kontroli jakości oraz fakturą zakupu dotyczącą tej dostawy.
2.11 Wykonawca zapewni tankowanie pojazdów co najmniej w dniach powszednich.
2.12. Wykaz marek i numerów rejestracyjnych pojazdów oraz nazwisk kierowców Zamawiającego uprawnionych do tankowania paliwa na stacji Wykonawcy Zamawiający przekaże Wykonawcy jako załącznik do umowy.
3. Termin realizacji zamówienia tj. od stycznia (planowany termin podpisania umowy 20.01.2021 r) do 31.12.2021 r.
3. Wymagania stawiane Wykonawcy:
3.1 Wykonawca jest odpowiedzialny za jakość, zgodność z warunkami technicznymi i jakościowymi opisanymi dla przedmiotu zamówienia.
3.2 Wymagana jest należyta staranność przy realizacji zobowiązań umowy dotyczącej niniejszego zamówienia.
3.3. Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia monitoringu sprzedaży paliw poprzez sporządzenie zestawienia określającego: lp, data, ilość,nazwa produktu, cena 1 litra paliwa i wartość zakupu paliwa (brutto i netto) po uwzględnieniu oferowanej marży z wyszczególnieniem jednostki dokonującej zakupu, podpis osoby dokonującej zakupu.
3.4 Ustalenia i decyzje dotyczące wykonywania zamówienia uzgadniane będą przez zamawiającego z ustanowionym przedstawicielem wykonawcy.
3.5 Określenie przez Wykonawcę telefonów kontaktowych i numerów fax. oraz innych ustaleń niezbędnych dla sprawnego i terminowego wykonania zamówienia.
3.6 Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez Wykonawcę podczas wykonywania przedmiotu zamówienia.
4. Wymagania organizacyjne.
Wykonawca musi dysponować minimum jedną stacją paliw oddaloną nie dalej niż 20 km od siedziby Zamawiającego, która to odległość jest odległością maksymalną warunkującą przystąpienie do postępowania, w przeciwnym wypadku oferta zostanie odrzucona. Ponadto stacja ta powinna zapewniać sprzedaż paliw co najmniej w dni powszednie od. 7.30 do 15.30.
Wykonawca zapewni jakość paliw zgodnie z normami określonymi w rozporządzeniu Ministra Gospodarki i pracy z dnia 9 grudnia 2008r w sprawie wymagań jakościowych dla paliw ciekłych (Dz.U. 2013.1058 j.t.)
IV. Termin realizacji zamówienia
- rozpoczęcie planowane – 20. 01.2021 r.
- zakończenie – 31.12.2021 r.
V. Dokumenty wymagane przez zamawiającego:
a) Wypełniony druk FORMULARZ OFERTOWY, stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.
b) Aktualna koncesja na obrót paliwami wydana przez Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki zgodnie z art. 32 ust. 1 pkt. 4 ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. – Prawo energetyczne (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 755, z póź. zm.) w zakresie obrotu paliwami objętymi niniejszym zamówieniem – kserokopia potwierdzona za zgodność z oryginałem.
c) Aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru – wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert – kserokopia potwierdzona za zgodność z oryginałem.
VI. Kryteria wyboru oferty oraz ich waga, wybór najkorzystniejszej oferty.
1) Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował kryteriami:
Kryterium – cena (C): 100 %
Przykładowo:
C = Cmin x 100/ Co, gdzie:
• C - liczba punktów przyznana ocenianej ofercie w ramach kryterium Cena oferty;
• Cmin - najniższa cena brutto (wraz z podatkiem VAT) za realizację całego zamówienia zaoferowana w nieodrzuconych ofertach złożonych w postępowaniu;
• Co - cena brutto (wraz z podatkiem VAT) za realizację całego zamówienia oferty ocenianej;
• 100 – waga kryterium „ Cena oferty”.
punktów, będącą sumą punktów z wszystkich kryteriów oceny ofert, zostanie uznana za najkorzystniejszą, pozostałe oferty zostaną sklasyfikowane zgodnie z ilością uzyskanych punktów. Realizacja zamówienia zostanie powierzona Wykonawcy, którego oferta uzyska najwyższą liczbę punktów.
2) Zamawiający zastrzega, że wyłączne ryzyko nieterminowego dostarczenia oferty oraz pomyłkowego otwarcia oferty przed terminem wskutek nienależnego oznaczenia koperty ponosi wykonawca.
3) W toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
4) W przypadku złożonych ofert o równych wartościach za realizację całego zamówienia Zamawiający zastrzega prawo dowolnego wyboru oferenta lub negocjacji ofert.
5) Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
III. Opis sposobu przygotowania oferty
1. Ofertę należy wypełnieć zgodnie z załączonym wzorze formularza ofertowego w języku polskim pisemnie/elektronicznie podpisaną i zaparafowaną na stronach bez podpisu przez osobę upoważnioną do złożenia podpisów, parafek i złożyć w zamkniętych kopertach z dopiskiem: Oferta na „Zakup paliw płynnych dla pojazdów, maszyn i sprzętu silnikowego będących w gestii Gminy Grabowo na rok 2021” „Proszę nie otwierać przed 20.01.2021 r. godz. 10.15” oraz podać dokładny adres miejsca złożenia oferty, tj.: Urząd Gminy Grabowo, ul. Gen. Wł. Sikorskiego 1, 18-507 Grabowo, ofertę można złożyć jako skan podpisanych dokumentów na adres poczty elektronicznej na adres sekretariat@grabowo.pl:
2. Jako „bazę cenową” przy złożeniu oferty na załączonym formularzu ofertowym przyjmujemy cenę hurtową netto za 1 l paliw (Pb95 i ON ekodiesel) ogłoszoną na stronie internetowej przez producenta PKN ORLEN S.A. w dniu 09.01.2021 r.
Cena podana w ofercie winna obejmować stałe: marżę i upust oraz obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia oraz warunkami stawianymi przez Zamawiającego.Cena może być tylko jedna za oferowany przedmiot zamówienia, nie dopuszcza się wariantowości cen.Cena określona w ofercie będzie stanowiła jedynie podstawę oceny ofert i wyboru oferty najkorzystniejszej przy zaoferowanych stałych: marży i upuście w czasie trwania realizacji zamówienia. Za zakupione paliwo zamawiający będzie płacił wykonawcy cenę wynikającą z rzeczywistej ilości zatankowanego paliwa w okresach rozliczeniowych i ceny ustalonej na bazie cen hurtowych producenta/ów paliw w dniu dostawy z uwzględnieniem stałych w okresie obowiązywania umowy marży i upustu powiększonych o podatek VAT.Wykonawca, może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
3. Termin związania z ofertą 30 dni.
IV. Miejsce, sposób i termin składania i otwarcia ofert
Oferty na wykonanie przedmiotu zamówienia należy złożyć osobiście w siedzibie zamawiającego, bądź listownie na adres zamawiającego Urząd Gminy Grabowo, ul. Gen. Wł. Sikorskiego 1, 18-507 Grabowo lub ofertę można złożyć jako skan podpisanych dokumentów na adres poczty elektronicznej sekretariat@grabowo.pl: zamawiającego w terminie do dnia 20.01.2021 r do godz. 10:00.
Otwarcie/badanie ofert dnia 20.01.2021 r. o godz. 10.15. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
V. Informacje i dostęp do danych osobowych.
Na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), publ. Dz. Urz. UE L Nr 119, s. 1 informujemy, iż: Administratorem danych osobowych jest Gmina Grabowo (Grabowo, ul. Gen. Wł. Sikorskiego 1, 18-507 Grabowo, tel/fax. 862790021, adres e-mail sekretariat@grabowo.pl). W sprawach z zakresu ochrony danych osobowych można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem e-mail: iod@grabowo.pl. Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego (Znak sprawy GOSP.2600.1.2019) prowadzonym w trybie zapytania ofertowego. Odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1843). Dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy. Obowiązek podania danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp. w odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
posiada Pani/Pan:
- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
nie przysługuje Pani/Panu:
- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
VI. Załączniki:
2. Projekt istotnych postanowień umowy.
Z up. Wójta
Mariusz Andrzejczyk