Kompetencje i zadania Sekretarza Gminy
Sekretarz Gminy wykonuje zadania powierzone przez Wójta, a w szczególności:
1) sprawowanie nadzoru nad organizacją pracy, przestrzeganiem wewnętrznego porządku pracy, prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych i obiegiem informacji, przestrzeganiem dyscypliny pracy, odpowiada za planowanie pracy, a w szczególności:
a) przestrzeganie zasad zawartych w instrukcji kancelaryjnej i jednolitym rzeczowym wykazie akt,
b) prawidłowe funkcjonowanie obsługi kancelaryjnej Urzędu, obiegu dokumentów i przepływu informacji pomiędzy komórkami (stanowiskami) organizacyjnymi Urzędu,
c) podejmowanie przedsięwzięć organizacyjnych w celu zapewnienia terminowej i właściwej realizacji zadań określonych budżetem gminy, uchwałami Rady i aktami prawnymi Wójta,
d) przestrzeganie zasad ustalonych w przepisach prawa, w Regulaminie Organizacyjnym i Regulaminie Pracy Urzędu Gminy Grabowo,
e) przygotowywanie projektów aktów prawnych wydanych przez Wójta oraz projektów uchwał i innych materiałów wnoszonych pod obrady Rady Gminy i jej organów, zapewnienie wdrażania w życie tych aktów prawnych w zakresie stanowiska,
f) zapewnienie właściwej organizacji przyjmowania i załatwiania interesantów oraz udzielanie im stosownych wyjaśnień,
g) prawidłowość załatwiania skarg i wniosków,
h) podejmowanie działań na rzecz poprawy stanu technicznego środków pracy w Urzędzie,
i) realizacja zadań obronnych, obrony cywilnej gminy oraz kraju w zakresie ustalonym odrębnymi przepisami.
2) nadzorowanie przestrzeganie prawa przy załatwianiu spraw w postępowaniu administracyjnym,
3) wykonywanie zadań wynikających z aktów prawnych organów gminy,
4) koordynowanie zadań związanych z wyborami, w szczególności nadzorowanie i koordynowanie prac związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów i referendów od strony technicznej i organizacyjnej,
5) przygotowywanie projektów zarządzeń dotyczących organizacji pracy urzędu,
6) nadzorowanie i załatwienie skarg i wniosków oraz nadzór nad prowadzeniem centralnego rejestru tych skarg,
7) nadzór nad prowadzeniem spraw kadrowych w urzędzie,
8) nadzór nad prowadzeniem akt osobowych kierowników jednostek organizacyjnych gminy,
9) udział w procedurze okresowej oceny pracowników,
10) nadzór nad przeprowadzeniem służby przygotowawczej pracowników,
11) dekretowanie korespondencji nie zadekretowanej przez wójta gminy lub zastępcę wójta,
12) nadzór, kontrola tradycyjnego i elektronicznego obiegu dokumentów w urzędzie,
13) nadzór nad prowadzeniem spraw związanych z ubezpieczeniem mienia gminnego,
14) kierowanie pracą urzędu w przypadku nieobecności wójta lub zastępcy wójta w ramach udzielonych
upoważnień.
15) wypełnianie obowiązków publikatora biuletynu informacji publicznej,
16) nadzór nad wprowadzaniem i treścią informacji do biuletynu informacji publicznej,
17) przestrzeganie oraz nadzór nad przestrzeganiem tajemnicy państwowej, służbowej i skarbowej w zakresie przewidzianym przez prawo,
18) bierze udział w miarę potrzeb w wewnętrznej kontroli w urzędzie oraz kontroli zewnętrznej dotyczącej jednostek organizacyjnych,
19) dbanie o podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników,
20) nadzorowanie stanowiska pracy do spraw organizacji i obsługi urzędu, spraw obywatelskich, informacji niejawnych obsługi rady gminy, gospodarki komunalnej, kultury,
21) uczestniczy w miarę potrzeb w posiedzeniach komisji i obradach sesji,
22) nadzoruje przygotowanie uroczystości gminnych,
23) nadzoruje składanie oświadczeń majątkowych,
24) sprawuje nadzór nad obsługą informatyczną gminy,
25) ewidencja księgowa, analiza i rozliczanie funduszu sołeckiego,
26) współpraca i pomoc w realizacji przez sołectwa funduszu sołeckiego.