Zgłaszanie informacji o naruszeniu prawa i ochrona sygnalistów

Zgłaszanie informacji o naruszeniu prawa i ochrona sygnalistów - zgłoszenia zewnętrzne

Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego.

Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane przez sygnalistę ustnie lub pisemnie.

ustnie - może być dokonane telefonicznie za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej, na numer telefonu: (86) 279 00 21, które jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez przyjmującego zgłoszenie (upoważniony pracownik).

Na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w siedzibie Urzędu (Grabowo, ul. Gen. Władysława Sikorskiego 1) w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. Termin bezpośredniego spotkania należy umówić dzwoniąc na numer telefonu: (86) 279 00 21.

elektronicznie za pośrednictwem adresu e-mail - zgloszeniazewnetrzne@grabowo.pl

pisemnie, drogą pocztową, w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem „Sygnał”, umieszczonej w kolejnej, zamkniętej kopercie opatrzonej klauzulą ”NIE OTWIERAĆ. Do rąk własnych członków zespołu ds. rozpatrywania zgłoszeń zewnętrznych”. Na adres Urząd Gminy Grabowo, 18-507 Grabowo, ul. Gen. Władysława Sikorskiego 1. Sygnalista zobowiązany jest podać adres do kontaktu – nie dotyczy zgłoszeń anonimowych.

Warunki objęcia ochroną

Administrator zapewnia, że dostęp do danych osobowych sygnalisty uzyskują tylko osoby upoważnione.

Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. poz. 928) od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia zewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara).

Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, w tym o wymaganym sposobie wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji.
1. W celu rozpatrzenia zgłoszenia Wójt Gminy Grabowo powołuje Zespół do jego rozpatrzenia i weryfikowania zgłoszeń oraz podjęcia działań następczych.

W przypadku wpłynięcia zgłoszenia o naruszeniu prawa Zespół dokonuje wstępnej weryfikacji, która polega na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Wójta, a jeżeli nie należy - na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych;
W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania Wójta, Zespół przekaże je niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych, w takim przypadku Wójt poinformuje o tym sygnalistę;
Jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa Zespół odstąpi od przekazania zgłoszenia zewnętrznego oraz poinformuje sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia;
Odstępując od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, Zespół może poinformować sygnalistę, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji, lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie;
Wójt pouczy sygnalistę, iż przekazanie informacji, o której mowa powyżej nie wpływa w szczególności na dopuszczalność wniesionego później środka prawnego, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania;
6Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Wójta, Zespół rozpatruje zgłoszenie i podejmie dalsze kroki w celu zbadania sprawy i podjęcia działań następczych;
W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego Wójt może przekazać zgłoszenie:
a) jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym;
b) innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia;
W przypadku przyjęcia zgłoszenia Zespół potwierdza przyjęcie na podany przez sygnalistę adres kontaktowy, informacje przekazuje się nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie albo Zespół ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty;
W ramach postępowania, Zespół może zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do sygnalisty o udzielenie dodatkowych wyjaśnień, jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, Zespół odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji;

Wójt – jeżeli przewidują to przepisy odrębne, bez zbędnej zwłoki przekazuje właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez te instytucje, organy lub jednostki;
Zespół może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia, Zespół informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty; w przypadku nie podjęcia działań następczych w sytuacji opisanej powyżej Zespół odnotowuje ten fakt wraz z uzasadnieniem w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.

Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji.

Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń naruszenia prawa w terminie 7 dni od daty jego wpływu potwierdza fakt otrzymania zgłoszenia w sposób wskazany przez zgłaszającego (nie dotyczy zgłoszeń anonimowych).

Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń naruszenia prawa ma maksymalnie na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, termin nieprzekraczający 3 miesiące od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego. W uzasadnionych przypadkach do 6 miesięcy informując sygnalistę o tym po upływie 3 miesięcy (nie dotyczy zgłoszeń anonimowych).

Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych.

Wójt Gminy Grabowo gwarantuje, że procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i procedura zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:

uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;
zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Ochrona poufności, o której mowa wyżej, dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Środki komunikacji przyjęte na potrzeby przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych w Urzędzie zapewniają poufność i integralność danych, w tym ich zabezpieczenie przed odczytaniem przez osoby nieuprawnione.

Sygnalista może wyrazić zgodę na ujawnienie danych osobowych umożliwiających ustalenie jego tożsamości. W przypadku wyrażenia zgody przez sygnalistę, administrator będzie informował osoby wskazane w zgłoszeniu o podaniu ich danych przez sygnalistę (w ramach realizacji obowiązku informacyjnego z art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) dalej RODO. lub w ramach realizacji przez te osoby prawa dostępu do danych osobowych).

Zgoda sygnalisty nie jest wymagana w sytuacji, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

Przed takim ujawnieniem danych osobowych sygnalisty, Wójt Gminy lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.

INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH SYGNALISTY

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (4.5.2016 L 119/38 Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej PL), zwanego dalej RODO, informujemy, że:

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Wójt Gminy Grabowo z siedzibą w Urzędzie Gminy Grabowo, 18-507 Grabowo, ul. Gen. Władysława Sikorskiego 1, : (86) 279 00 21, e-mail: sekretariat@grabowo.pl.
Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych w Urzędzie Gminy Grabowo jest możliwy pod adresem:

Urząd Gminy Grabowo, 18-507 Grabowo, ul. Gen. Władysława Sikorskiego 1,
email: iodo@grabowo.pl.
z wykorzystaniem pisma ogólnego na platformie ePUAP, potwierdzonego Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Z Inspektorem Ochrony Danych można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych.

Dane osobowe Pani/Pana będą przetwarzane w następujących celach:
przyjęcia przekazanego zgłoszenia zewnętrznego, na podstawie 6 ust. 1 lit. c) RODO, art. 9 ust. 2 lit. g RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na ADO, w związku z Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów,
potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, na podstawie 6 ust. 1 lit. c) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na ADO, w związku z Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów,
prowadzenia rejestru zgłoszeń zewnętrznych, na podstawie 6 ust. 1 lit. c) RODO, art. 9 ust. 2 lit. g RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na ADO, w związku z Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów,
przekazania zgłoszenia zewnętrznego do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych, na podstawie 6 ust. 1 lit. c) RODO, art. 9 ust. 2 lit. g RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na ADO, w związku z Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów,
podjęcia działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia zewnętrznego i prowadzenie dalszej komunikacji, w tym występowanie o dodatkowe informacje, na podstawie 6 ust. 1 lit. c) RODO, art. 9 ust. 2 lit. g RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na ADO, w związku z Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów,
przekazania informacji zwrotnej, na podstawie 6 ust. 1 lit. c) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na ADO, w związku z Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów,
prowadzenia dokumentacji podmiotu, na podstawie 6 ust. 1 lit. c) RODO, art. 9 ust. 2 lit. g RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na ADO, w związku z Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów,
wydania zaświadczenia potwierdzającego ochronę przysługującą sygnaliście, na podstawie 6 ust. 1 lit. c) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na ADO, w związku z Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów,
ujawnienia w sytuacji, kiedy wyraził/a Pan/Pani na powyższe zgodę, na podstawie 6 ust. 1 lit. c) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na ADO,
ujawnienia, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie, na podstawie 6 ust. 1 lit. c) RODO, art. 9 ust. 2 lit. g RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na ADO, w związku z Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów,
retencją danych, na podstawie 6 ust. 1 lit. c) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na ADO, w związku z Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
dochodzenia roszczeń i obrony przed ewentualnymi roszczeniami, na podstawie 6 ust. 1 lit. f) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez ADO w związku z Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym je na zlecenie Administratora (np.: podmiotom serwisującym systemy informatyczne i aplikacje, w których przetwarzane są dane osobowe), uprawnionym na podstawie przepisów prawa podmiotom i organom publicznym adekwatnie do charakteru sprawy w szczególności: organom ścigania oraz podmiotom uprawnionym do ich uzyskania (np.: Poczta Polska, organy publiczne właściwe do podjęcia działań następczych, Radcowie Prawni czy Adwokaci itp.);
Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

Z wyjątkami określonymi w przepisach prawa posiada Pani/Pan prawo: dostępu do treści danych, do ich sprostowania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, usunięcia w przypadkach określonych w art. 17 RODO, ograniczenia przetwarzania w przypadkach określonych w art. 18 RODO.
Przysługuje Panu/i/ prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych, ul Stawki 2, 00-193 Warszawa, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie Pani/Pana danych narusza przepisy RODO.
Podanie danych osobowych jest dobrowolne. Brak podania danych osobowych nie wpływa na proces obsługi zgłoszenia naruszenia prawa, jednak w niektórych przypadkach dodatkowych informacji w ramach obsługi zgłoszenia.
Dane osobowe będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, jednakże nie będą podlegać zautomatyzowanej decyzji i nie będą profilowane, chyba że takie działanie jest dozwolone przepisami prawa, które przewiduje właściwe środki ochrony Państwa praw, wolności i prawnie uzasadnionych interesów.

Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym.

Działania następcze Wójta Gminy polegać będą na wszelkich działaniach podjętych w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.

Wójt Gminy może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Wójt informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.

Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępność poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego.

W stosunku do sygnalisty, osoby pomagającej sygnaliście oraz osoby z nim powiązanej zakazane jest stosowanie działań odwetowych pod rygorem odpowiedzialności karnej. W przypadku podjęcia wobec sygnalisty działań odwetowych, sygnalista ma prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego) lub prawo do zadośćuczynienia.

Zakaz działań odwetowych dotyczy również:

osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą;
osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.

Osoby rozważające dokonania zgłoszenia zewnętrznego mogą skorzystać z poufnej porady pod nr telefonu: (86) 279 00 21.

Warunki na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art. 16 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r.

Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa wyżej, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.